Как легализовать документы для подачи заявки на ВНЖ или гражданство

Что такое легализация документов и зачем она нужна

Легализация — процедура, в процессе которой подтверждают подлинность документа и его юридическую силу. Без нее документ будет недействительным в другой стране.

У государственных органов одной страны нет доступа к правовой базе другой. Благодаря легализации иностранный документ становится эквивалентом по силе тем, что выданы внутри страны.

Существует два способа: поставить апостиль на документы или легализовать их в консульстве. Выбор зависит от страны выдачи документа и страны, где он будет использоваться.

С процессом легализации связаны еще два процесса:

• нотариальный перевод — требуется, если оригинал документа выпущен не на государственном языке страны, где иностранец получает статус;
• заверение копии — необходимо при невозможности предоставить оригинал документа.

При получении ВНЖ или гражданства за инвестиции юристы Паспортивити помогают легализовать документы по всем требованиям законодательства конкретной страны. Клиенту достаточно предоставить оригиналы.

Апостиль и консульская легализация: в чем разница

Цель у апостиля и консульской легализации одинаковая — подтвердить подлинность документа и его юридическую силу. Но у этих процессов есть принципиальные различия.

Где действует легализованный документ

Апостиль — это упрощенная легализация документов. Апостиль выглядит как штамп, на котором прописывают страну и место подписания документа. Во всех государствах он одинаковый.

Проставить апостиль могут только страны, которые подписали Гаагскую конвенцию в 1961 году ^[1] Источник: Официальный сайт Гаагской конвенции с новостями и описаниями процедур, в том числе апостилирования . В ней закреплена процедура апостилирования: на какие документы ставят апостиль, а на какие нет, кто этим занимается.

К Гаагской конвенции присоединились 129 стран, включая Россию. Документ с апостилем признается во всех этих странах без дополнительных условий. Например, инвестор может апостилировать справку об отсутствии судимости и предоставить ее в Италии, Португалии, Парагвае, Турции.

Список стран Гаагской конвенции

Австралия	Испания	Руанда
Австрия	Италия	Румыния
Азербайджан	Кабо-Верде	Самоа
Албания	Казахстан	Сан-Марино
Алжир	Канада	Сан-Томе и Принсипи
Андорра	Кипр	Саудовская Аравия
Антигуа и Барбуда	Киргизия	Сейшельские острова
Аргентина	Китай	Сенегал
Армения	Колумбия	Сент-Винсент и Гренадины
Багамские острова	Косово	Сент-Китс и Невис
Бангладеш	Коста-Рика	Сент-Люсия
Барбадос	Латвия	Сербия
Бахрейн	Лесото	Сингапур
Беларусь	Либерия	Словакия
Белиз	Литва	Словения
Бельгия	Лихтенштейн	США
Болгария	Люксембург	Суринам
Боливия	Маврикий	Таджикистан
Босния и Герцеговина	Северная Македония	Тонга
Ботсвана	Малави	Тринидад и Тобаго
Бразилия	Мальта	Тунис
Бруней-Даруссалам	Марокко	Турция
Бурунди	Маршалловы острова	Украина
Вануату	Мексика	Узбекистан
Великобритания	Молдова	Уругвай
Венгрия	Монако	Фиджи
Венесуэла	Монголия	Филиппины
Вьетнам	Намибия	Финляндия
Гайана	Нидерланды	Франция
Гватемала	Никарагуа	Хорватия
Германия	Ниуэ	Черногория
Гондурас	Новая Зеландия	Чехия
Гренада	Норвегия	Чили
Греция	Оман	Швейцария
Грузия	Острова Кука	Швеция
Дания	Пакистан	Эквадор
Доминика	Палау	Эль-Сальвадор
Доминиканская республика	Панама	Эсватини
Израиль	Парагвай	Эстония
Индия	Перу	ЮАР
Ирландия	Польша	Южная Корея
Исландия	Португалия	Ямайка
Индонезия	Россия	Япония

Консульская легализация — это подтверждение юридической силы документа в консульстве страны, в которой иностранец планирует использовать документ. Он действует только в одной стране.

Если инвестор планирует подавать документы на визу в ОАЭ, их легализуют только через консульство ОАЭ. В других странах эти документы признаваться не будут — нужно проходить процедуру заново.

В процессе легализации на документ проставляют несколько штампов и подписей. Также сотрудники консульства могут прикрепить дополнительные листы с заверением.

Кто легализует документы

Апостиль ставят в государственных органах, которые определены Гаагской конвенцией, — для каждой страны индивидуально ^[2] Источник: На сайте Гаагской конвенции опубликован полный список мест, где можно поставить апостиль в разных странах .

В России поставить апостиль могут:

• в ЗАГСе;
• Министерстве юстиции;
• Генеральной прокуратуре;
• Министерстве внутренних дел;
• Министерстве обороны;
• Федеральном архивном агентстве и его уполномоченных органах;
• исполнительных органах, например правительствах и региональных министерствах.

Апостиль ставят только в стране выдачи документа. Например, российский документ не получится апостилировать в Турции или Испании, даже при наличии ВНЖ или гражданства в этих странах. А если нужно поставить апостиль на справки из России и из Испании, первую апостилируют в России, вторую — в Испании.

Консульской легализацией занимается только консульство. Оно может находиться в любом государстве, но должно представлять страну, куда планируют подавать документы. Так, чтобы легализовать документы в Египет, россиянин может обратиться в египетское консульство в России или Франции.

Перед легализацией в консульстве подлинность документов подтверждают государственные органы, в России — Министерство юстиции и Министерство иностранных дел. Они ставят штамп на обратную сторону документа или вшивают дополнительные листы, которые гарантируют, что данные верны и документ действителен.

Процедуру консульской легализации проводят, если хотя бы одна из стран не входит в состав Гаагской конвенции. Например, россияне легализуют документы для подачи документов в ОАЭ, Египте, Таиланде.

Сколько стоит легализация и как долго длится процесс

Апостиль ставят в срок от трех до пяти рабочих дней. Стоимость в разных странах отличается. Например, госпошлина в России составляет 2500 рублей за каждый документ ^[3] Источник: Актуальные суммы пошлин за проставление апостиля на сайте Госуслуг .

Консульская легализация занимает от двух до восьми недель, так как документ проходит минимум через три структуры: Министерство юстиции, Министерство иностранных дел и консульство страны назначения.

Каждый этап легализации оплачивается отдельно. Общая стоимость варьируется от 5000 до 15 000 рублей за один документ.

Сравнение апостиля и консульской легализации

Критерий	Апостиль	Консульская легализация
Где действует	Между 129 странами Гаагской конвенции	Только в одной стране
Срок получения	3—5 дней	2—8 недель
Стоимость за один документ	2500 рублей	От 5000 рублей
Место получения	Одно из уполномоченных учреждений в стране выдачи документа	Консульство страны подачи документов

Требования к легализации для россиян в разных странах

Правила легализации зависят от страны выдачи документа и подачи заявки на ВНЖ или гражданство. Для одних государств подойдет апостиль, для других — потребуется консульская легализация.

Нужен апостиль

Государственные органы Евросоюза и Карибского бассейна принимают от россиян документы на ВНЖ и гражданство с апостилем, так как все эти государства входят в состав Гаагской конвенции.

Чтобы подать документы на гражданство Вануату, Сан-Томе и Принсипи, Эль-Сальвадора и Турции, также будет достаточно апостиля.

Нужна консульская легализация

Для подачи документов в Арабские Эмираты, Сьерра-Леоне, Египет и Науру потребуется консульская легализация. Эти страны не входят в состав Гаагской конвенции.

В России работают посольства ОАЭ, Сьерра-Леоне и Египта — они расположены в Москве. Легализацией документов занимается консульский отдел. Консульство Египта также заверяет документы в Санкт-Петербурге.

Если россиянин живет в Турции и планирует получать визу в Арабские Эмираты, ему не обязательно приезжать в консульство ОАЭ в Москве, чтобы легализовать документы. Для этого он может обратиться в консульство ОАЭ в Стамбуле. Но иногда требуется нотариально заверить документы в стране выдачи.

Не нужна легализация совсем

Страны заключают между собой специальные соглашения о взаимном признании документов. В таком случае не нужно обращаться в консульства или ставить апостиль — но иногда может потребоваться перевод.

Россиянам не нужно легализовать документы для подачи в Албанию, Болгарию, Грузию и страны СНГ — Азербайджан, Армению, Беларусию, Казахстан, Киргизию, Молдову, Таджикистан, Туркменистан и Узбекистан.

Какие документы нужно легализовать

Страны требуют легализовать документы государственного образца — те, что выдало государство. Документы от коммерческих учреждений, например справки от работодателей, заверяют по другой процедуре.

К личным документам, которые требуют легализации, относятся:

• документы об образовании — например, диплом и аттестат;
• доверенности;
• свидетельства о рождении или смерти;
• свидетельства о заключении или расторжении брака;
• справка о семейном положении;
• справки о несудимости;
• регистрации по месту проживания.

Оригиналы документов с фотографией легализовать не нужно — это относится, например, к паспорту. Но их копии требуют нотариального заверения.

Из корпоративных документов обычно легализуют учредительные документы компании, выписки из реестров.

4 ошибки при легализации документов

Из-за неправильно подготовленных документов процесс получения ВНЖ или гражданства может затянуться. Чаще всего ошибки возникают из-за недостаточного контроля документов и незнания тонкостей процедуры легализации.

Несовпадение имени

Некоторые русские имена при транслитерации могут иметь разные написания. Например, имя «Мария» можно написать как «Mariia», «Maria» или «Mariya». Во всех документах заявителя написание должно повторяться.

Из-за разной транслитерации сотрудники миграционных служб могут посчитать, что документы принадлежат разным людям. Из-за этого возникают задержки в обработке заявки, также у заявителя могут запросить дополнительные документы. 

Просроченные справки

Получение ВНЖ или гражданства может затянуться, поэтому к заявке следует прикреплять документы, срока действия которых точно хватит на весь процесс. Если справка окажется просроченной, миграционная служба откажет в выдаче статуса или попросит предоставить новую.

Новую справку придется легализовать, как и просроченную. Это занимает дополнительное время и увеличивает расходы инвестора.

Неверная цепочка заверений

Процедура подготовки документов имеет точную последовательность: сначала апостиль, затем перевод, в конце — заверение у нотариуса. Если заверить непереведенный документ или перевести неапостилированный, он теряет юридическую силу.

Государственные органы могут установить другой порядок подготовки документа. Например, иногда апостиль ставят на нотариально заверенный перевод.

Миграционная служба может отказать в выдаче ВНЖ или гражданства из-за документов, которые подготовлены неправильно.

Неполный пакет документов

Часто недостаточно предоставить только актуальные документы. Могут потребоваться документы, которые раскрывают полную биографию инвестора. Например, если человек менял имя, может запросить свидетельство о смене имени. Если инвестор хочет присоединить детей от предыдущего брака, нужно подготовить их свидетельства о рождении и свидетельство о разводе.

Каждая биография инвестора уникальна. Чтобы не пропустить важные документы и правильно подготовить их к подаче на ВНЖ или гражданство, инвесторы обращаются за юридической помощью.

Чек-лист: что нужно знать инвестору о легализации документов

1. Иностранцы легализуют документы, чтобы подтвердить их юридическую силу в другой стране. Например, при подаче документов на гражданство за инвестиции.
2. Чтобы легализовать документы, на них ставят апостиль или заверяют в консульстве страны, где получают статус.
3. Апостиль — упрощенная легализация, которая доступна гражданам стран Гаагской конвенции, в том числе России.
4. Консульская легализация включает заверение в Минюсте, Министерстве иностранных дел и консульстве страны назначения.
5. Апостиль проставляют в срок от трех дней, консульская легализация занимает от двух недель.
6. Легализация необходима только для документов, выданных государством. Например, справки о несудимости и свидетельства о рождении.